上海境外投资项目备案的流程包括提交申请、商务委审核、银行及监管部门备案等步骤，需要准备企业营业执照复印件、法定代表人身份证明、财务报表、投资项目的可行性研究报告、投资资金来源证明等材料，并注意确保材料真实完整、遵守法律法规、及时办理外汇登记等事项。

办理流程：

提交申请：投资者准备相关材料，如投资者身份证明、投资项目基本情况、投资金额等，提交给上海市商务委员会。

商务委审核：商务委对提交的材料进行审核，确保投资项目符合法律法规规定，审核通过后发放《境外投资备案证书》。

银行备案：投资者持《境外投资备案证书》在境外投资所在地的银行进行备案手续。

监管部门备案：根据投资项目性质，需向相关监管部门如上海市外商投资企业管理局提交备案材料。

所需文件：

企业营业执照复印件：证明企业的合法身份和营业范围。

法定代表人身份证明：确认企业法人代表身份。

近一年的财务报表：反映企业财务状况和投资能力。

投资项目的可行性研究报告：详细阐述投资预期收益、市场分析和资金安排。

投资资金来源证明：如银行资信证明，证明资金来源合法且充足。

境外投资真实性承诺书：承诺所提交信息真实可靠。

注意事项：

材料真实完整：确保所有材料真实、完整且符合法定形式，避免因资料不全或不符合要求导致备案被退回。

遵守法律法规：投资者在境外投资过程中应遵守中国及投资目的地的法律法规，做到合规经营。

及时办理外汇登记：完成备案后，及时向外汇管理局申请境外直接投资外汇登记，确保资金流动合法。

防范风险：企业应客观评估自身条件和投资环境，审慎做出投资决策，注意防范风险。

总的来说，上海企业在进行境外投资项目备案时，必须了解并严格遵循规定的流程，准备充分的材料，并密切关注政策动态，以确保投资行为的合规性和成功率。同时，企业还需注意风险管理、信息披露等关键事项，以保障投资安全和企业的稳健发展。