山东青岛企业在办理境外投资备案时，需要遵循一系列的流程和注意事项。以下是详细的步骤和关键点：

准备材料：

企业营业执照副本复印件。

投资意向书。

境外投资项目的可行性研究报告。

《境外投资备案表》。

对外投资设立企业或并购相关章程（或合同、协议）。

相关董事会决议或出资决议。

前期工作落实情况说明（包括尽职调查、可研报告、投资资金来源情况的说明、投资环境分析评价等）。

境外投资真实性承诺书。

对于并购类对外投资，还需提交尽职调查报告。

网上申报：

登录商务部业务系统统一平台“对外投资合作信息服务系统”，仔细填写相关信息并上传申请材料。

提交纸质材料：

将整理好的纸质申请材料递交给青岛市商务局。

审核阶段：

青岛市商务局对提交的材料进行严格审核，如有需要，可能会要求企业补充或修改相关材料。

审核内容主要包括投资项目的合规性、投资金额的合理性以及对国家安全的影响等方面。

备案决定：

审核通过后，青岛市商务局将为企业颁发《企业境外投资证书》，企业获得合法的境外投资资格。

结果通知：

备案结果分为通过和不通过两种情况。如果备案通过，企业可以继续进行境外投资；如果备案不通过，企业需要根据相关部门提出的意见进行调整或放弃投资计划。

合规运营：

在进行境外投资前，企业需要充分了解目标国家的法律法规和投资环境，确保投资项目的合规运营。

同时，企业还需遵守中国的相关法律法规，如《中华人民共和国对外投资法》等。

风险评估：

境外投资涉及到不同的国家、行业和市场，存在一定的风险。企业在进行境外投资备案前，应进行全面的风险评估，包括政治、经济、法律等方面的风险，以制定相应的风险管理策略。

资金管理：

境外投资需要大量的资金支持，企业应合理规划资金来源和运作方式，确保资金的安全和有效利用。

同时，企业还需遵守目标国家的外汇管理规定，确保资金的合规流动。

知识产权保护：

境外投资涉及到商标、专利等知识产权的保护。企业在进行境外投资备案前，应了解目标国家的知识产权保护制度，并采取相应的措施保护自身的知识产权。

合作伙伴选择：

境外投资往往需要与当地企业或机构进行合作。企业在选择合作伙伴时，应进行充分的尽职调查，确保合作伙伴的信誉和实力，以降低合作风险。

关注政策变化：

密切关注国家和地方的境外投资政策变化，及时调整投资策略和备案申请。

加强沟通：

加强与青岛市商务局的沟通，及时了解办理进度和反馈意见，积极配合相关部门的工作。

请注意，以上信息仅供参考，具体办理流程和所需材料可能因实际情况而有所不同。建议企业在办理前详细咨询青岛市商务局或相关部门，以确保备案申请的顺利进行。此外，金融、医疗、法律等领域的企业可能需要额外注意特定行业的监管要求和规定。