办理境外投资公司备案涉及详细的步骤和材料准备，以下是所需的步骤、材料以及注意事项和查询备案进度的方法：

一、所需步骤

预审准备：企业内部进行预备会议，准备必要的文件和资料，确保所有文件齐全且信息准确。

提交申请：将准备好的文件和资料提交给商务部门或相应的审批机构。

等待审核：审批机构对提交的材料进行审核，可能涉及多轮反馈和补充资料要求。

获得备案证书：一旦审核通过，企业将获得境外投资备案证书，可以正式进行境外投资。

二、所需材料

企业营业执照复印件：证明企业合法注册并有效运营。

董事会或股东会决议：证明企业的境外投资决定已经得到了必要的内部批准。

投资项目的可行性研究报告：包括项目的详细计划、预期收益、风险评估等，证明项目的可行性和合理性。

财务审计报告：提供企业最近的财务状况，展示企业的经济实力和投资能力。

资金来源说明：明确投资资金的来源，确保资金来源的合法性。

合作意向书或协议：如果有外部合作伙伴，需提供双方签订的意向书或合作协议。

三、注意事项

合规性检查：确保所有投资活动符合国内外的法律法规，特别是涉及国家安全和战略资源的项目。

风险评估：充分评估投资项目的风险，包括政治、法律和文化风险，准备相应的风险应对计划。

资金管理：确保投资资金的合法合规，避免因资金来源问题影响投资进程或触发法律责任。

持续报告：在投资过程中，根据要求定期向相关部门报告项目进展和运营情况。

四、查询备案进度

备案进度的查询通常可以通过以下方式进行：

直接联系：直接联系办理备案的商务部门，通过电话或电子邮件询问进度。

在线系统：如果商务部门提供在线备案系统，通常可以在该系统中查询到申请状态。

现场访问：如果其他方式不可行，可以直接到商务部门的相关窗口进行咨询。