北京商贸公司境外投资备案所需的材料包括境外投资备案表、企业营业执照、相关章程（合同、协议）、董事会决议或出资决议、前期工作落实情况说明以及境外投资真实性承诺书。而备案流程则涉及提交备案申请、审核备案材料、审批备案申请等步骤，具体介绍如下：

提交备案申请：企业需向北京市商务局提交备案申请，包括企业基本情况、投资项目情况、投资金额及方式等信息。

审核备案材料：提交的申请材料将由北京市商务局审核，以核实投资项目的合法性和真实性。

审批备案申请：通过审核后，北京市商务局会对申请进行内部和外部审批，确保符合国家政策和法规。

领取备案证书：审批通过后，企业可前往北京市商务局领取境外投资备案证书，此证书为境外投资的重要凭证。

领取《企业境外投资证书》和《境外投资项目备案通知书》：在备案审核通过后统一到北京市政务服务中心领取。