上海境外投资备案代办需要以下文件和步骤：

企业营业执照复印件：需要提供企业的营业执照复印件，以证明企业的合法性。

企业章程复印件：需要提供企业章程的复印件，以证明企业的经营范围和经营方式。

企业法定代表人身份证复印件：需要提供企业法定代表人的身份证复印件，以证明其身份。

企业最近一年的财务报告：需要提供企业最近一年的财务报告，以证明企业的经济状况。

境外投资项目的详细计划书：需要提供境外投资项目的详细计划书，包括项目的名称、地点、投资金额、投资期限、投资方式等。

境外投资项目的可行性研究报告：需要提供境外投资项目的可行性研究报告，以证明项目的可行性。

境外投资项目的合作协议或合同：需要提供境外投资项目的合作协议或合同，以证明项目的合法性。

境外投资项目的审批文件：如果项目需要政府审批，还需要提供相关的审批文件。

步骤如下：

准备上述所有文件。

将文件提交给上海市商务委员会或者通过其网站进行在线提交。

等待审核，审核通过后，会收到备案通知书。

根据备案通知书的要求，进行后续的操作，如汇款、签订合同等。

完成所有步骤后，就可以开始进行境外投资了。