山东临沂企业在办理境外投资备案时，需要遵循一定的流程和准备相应的材料。以下是一个详细的办理指南：

一、办理条件

主体资格要求：

境内主体应为依法在山东省内设立的企业。企业成立时间最好满一年以上，以提供符合要求的审计报告。若成立时间不满一年的企业，无法提供完整经审计的财务报表，一般较难通过审批部门核准或备案。

项目合规性：

不属于核准情况，申请材料需齐全、如实完整，符合法定形式。如有材料不齐全、不符合法定形式、企业提供虚假材料申请等情况，将不予以备案。

境内公司的业务不能属于限制或禁止的行业清单，如房地产、酒店业、影城、娱乐业、体育俱乐部、金融类等。

境外投资项目应符合国家和山东省的产业政策导向，不得涉及危害或可能危害国家利益和国家安全等的境外投资。

二、办理流程

前期调研：

企业需明确投资目标国家、行业、规模及潜在风险，做好市场分析。

资料准备：

准备相关申请材料，如营业执照副本、投资项目可行性研究报告、资金来源证明文件、投资协议或合同、相关法律意见书等。

提交申请：

向临沂市商务局或指定的备案机关（如山东省发展改革委）提交备案申请及相关材料。

审核与反馈：

备案机关对申请材料进行审核，如无问题，将予以备案并反馈结果。

获得备案通知书：

审核通过后，企业将获得境外投资备案证明，并进行备案登记。

三、所需材料

基本材料：

《境外投资备案表》。

投资主体注册登记证明文件（如营业执照或类似文件）。

追溯至最终实际控制人的投资主体股权架构图。

最新经审计的投资主体财务报表。

备案申报文件（如关于项目申请备案的请示等）。

专项材料：

投资项目可行性研究报告。

投资协议或合同。

相关法律意见书。

对外投资设立企业或并购相关章程（或合同、协议）。

相关董事会决议或内部决议。

前期工作落实情况说明（包括可研报告、投资资金来源情况的说明、投资环境分析评价等）。

境外投资真实性承诺书。

属于并购类对外投资的，还需提交尽职调查报告和《境外并购事项前期报告表》。

四、其他注意事项

审核备案通过的企业请及时到境外当地使馆经商处报到，并及时在商务部业务系统统一平台上传报到回执。

根据实际经营和出资情况，请及时在商务部业务系统统一平台填报月报、半年报和年报统计数据。

《境外投资（机构）备案（申请）表》《境外并购事项前期报告表》需盖境内投资主体印章，相关董事会决议或内部决议需盖境内投资主体印章（决策人员签字），境外投资（机构）真实性承诺书需由作出境外投资决定的相关决策人员签字并提交身份证复印件；如为国企，如需国资委事前批复的要提供国资委批复件。

请注意，以上信息可能随政策变化而调整，建议在办理前咨询当地的商务、发改等相关部门，或寻求服务机构的帮助，以确保备案顺利进行。