青岛企业进行境外投资备案时，需要满足一系列条件和准备相应的材料。以下是对这些要求的具体说明：

基本条件

依法注册：企业必须依法注册，并具有独立法人资格。

符合政策导向：投资项目需符合国家产业政策和境外投资导向目录的要求。

资金来源合法：遵守外汇管理规定，确保资金来源合法。

经营能力与风险控制：拥有相应的经营能力和风险控制能力。

备案所需材料

营业执照副本：证明企业的合法身份。

董事会或股东会决议：表明企业内部决策层对境外投资事项的认可和支持。

可行性研究报告：详细阐述投资项目的经济性、技术性和市场前景等。

投资协议或合同文本：明确双方的权利义务关系。

资金来源证明：如银行存款证明、贷款意向书等，以证明资金来源合法且充足。

法律意见书：由专业律师出具，对境外投资项目的合法性进行评估。

其他可能需要的相关文件：如项目涉及的法律意见书、外汇管理局要求提供的其他材料等。

备案流程

提交申请：企业向青岛市商务局提交境外投资备案申请及相关材料。

初步审核：商务局对企业提交的材料进行初步审查，确认是否符合备案条件。

现场核查（必要时）：商务局可能会组织人员到企业进行实地考察，进一步核实相关信息。

专家评审：通过初步审核后，企业需参加由商务局组织的专家评审会，对投资项目进行深入讨论和评估。

颁发证书：经评审合格的企业，将获得境外投资备案证书，标志着正式完成备案程序。

后续跟踪服务：备案完成后，企业还需定期向商务局报告境外投资项目的进展情况，以便及时掌握动态并给予必要的指导和支持。

总的来说，企业在办理过程中应密切关注相关政策法规的变化，并与相关部门保持良好的沟通。同时，企业也应充分了解目标国家的法律法规和投资环境，确保投资项目的合规运营。