在山东烟台办理境外投资备案公司需要遵循一系列流程和准备相应的材料。以下是详细的步骤和所需材料的分析：

前期准备

明确投资目的国：企业需首先确定投资的目标国家，并对该国的法律、税务、市场环境进行深入研究。

内部决策：召开股东会或董事会，形成关于境外投资的正式决议。

编制报告：准备《境外投资可行性研究报告》，内容涵盖投资背景、经济效益预测等。

资料收集

企业法人营业执照副本复印件：证明企业的合法经营资格。

公司章程及最新修正案：展示公司治理结构和运营规则。

最近一年度的财务审计报告：反映企业的财务状况和盈利能力。

境外投资意向书：阐述投资的具体计划和目标。

股东会/董事会关于境外投资的决议：证明投资决策已获得公司内部批准。

境外投资可行性研究报告：详细分析投资项目的可行性和预期效益。

拟投资主体的注册证明（如已成立）：若投资项目已有实体，需提供其注册证明文件。

涉及敏感行业的，还需提供发改委立项批准文件：对于特定行业或大额投资，需额外提交发改委的立项申请并获取批准文件。

商务局备案

向烟台市商务局提交申请：包括上述所有材料，申请《企业境外投资证书》。

初审与省级备案：烟台市商务局进行预审阅后，通过省级商务厅线上系统提交正式申请，对于中方投资额在3亿美元以上的境外投资，还需报省商务厅同意后备案。

商务部审批

商务部终审：商务部会对投资项目的合法性、合规性和可行性等进行全面评估。

发放证书：审核通过后，商务部将发放《企业境外投资证书》，企业应在收到证书后2年内在境外开展投资。

外汇登记

前往国家外汇管理局烟台市中心支局办理外汇登记：持商务局出具的证书，获取《境外直接投资外汇登记证》。

资金汇出：凭外汇登记证，通过银行将投资资金汇往境外。

总的来说，山东烟台企业办理境外投资备案是一个涉及多个部门、多个环节的复杂过程。企业在办理过程中应严格遵守相关法律法规和政策要求，确保投资行为的合法合规。同时，建议企业聘请有经验的法律顾问和财务顾问协助办理相关手续以降低风险并提高成功率。