山东济南企业在办理境外投资项目备案时，需要遵循一定的流程和准备相应的材料。以下是详细的办理指南：

一、发改委立项

权限划分：

中方投资额3亿美元及以上的境外投资项目由国家发展改革委备案；

中方投资额1亿美元至3亿美元（不含）的境外投资项目由省发展改革委备案；

中方投资额1亿美元（不含）以下的境外投资项目由投资主体注册地的设区市发展改革委备案。

申报流程：

属国家发展改革委备案管理的，投资主体通过国家发改委全国境外投资备案管理系统直接向国家发展改革委提交项目备案申请相关文件；

属省发展改革委备案管理的，投资主体应在国家发改委全国境外投资备案管理系统和江苏政务服务网省发展改革委“3698”服务旗舰店提交项目备案申请，并将对应的纸质申请材料送交江苏省政务服务中心省发展改革委办事窗口或寄往省发展改革委；

属市发展改革委备案管理的，投资主体应通过国家发改委全国境外投资备案管理系统提交项目备案申请，并将对应的纸质申请材料送交市发展改革委外资处。

二、商务部审批发证

受理机构：商务部网站“对外投资合作信息服务系统”提交电子申请材料，将纸质文件提交至商务部或地方商务主管部门行政大厅。

申请人条件：境内依法设立的企业、事业单位。

备案条件：申请材料齐全、如实完整、符合法定形式。

三、外管局外汇登记及资金汇出

国内企业应凭境外直接投资主管部门的核准文件和境外直接投资外汇登记证，在外汇银行办理境外直接投资资金汇出手续，外汇银行进行真实性审核后为其办理。

四、具体备案流程（以山东省发改委3亿美元以下的境外投资项目备案为例）

登录总门户：登录“山东政务服务网”（百度搜索“山东政务服务网”）。

用户注册：选择“法人登录”，点击下方“法人注册”，填报相关信息，获取网站申报准入许可。

获取项目代码：选择“主题集成服务”→“投资项目在线审批”→“企业投资备案项目”→“山东省”→“3亿美元以下的境外投资项目备案”→“项目投资类型选企业”，点击进入。

查看项目代码：选择“投资项目在线审批”→“投资平台赋码项目查询”点击进入即可查询项目代码。

填写项目申报信息：获取项目代码后，选择“法人服务”→“按部门”→“山东省发展和改革委员会”→“3亿美元以下的境外投资项目备案”，点击进入按要求填报信息即可。

上传材料：需上传的材料包括备案申报文件、投资主体注册登记证明文件、追溯至终实际控制人的投资主体股权架构图、新经审计的投资主体财务报表等。具体要求可能因情况而异，建议与相关部门详细沟通。

关注进度：填报完成后，项目进入材料初审环节，请时刻关注项目进度。

五、注意事项

审核备案通过的企业请及时到境外当地使馆经商处报到，并及时在商务部业务系统统一平台上传报到回执。

根据实际出资情况，请及时在商务部业务系统统一平台填报月报和年报统计数据。

根据《对外投资备案（核准）报告暂行办法》，做好管理和服务。

不同地区的具体要求和流程可能会有所不同，建议济南企业在办理前咨询当地的商务、发改等相关部门，或寻求服务机构的帮助，以确保备案顺利进行。